Como Abrir uma Empresa com Conformidade Fiscal e Legal

Abrir uma empresa é um passo empolgante, mas exige atenção a detalhes legais e fiscais para garantir a conformidade com as normas. A contabilidade é essencial para garantir que sua empresa seja registrada corretamente, pague os impostos de forma adequada e esteja em conformidade com as leis. Abaixo, você encontrará um guia passo a passo para abrir sua empresa, com foco nas questões contábeis.

1. Planejamento de Negócios

Antes de formalizar a abertura, é essencial ter um bom planejamento de negócios. O contador desempenha um papel vital nesse processo, ajudando a projetar as finanças, estimar os custos de operação e definir os objetivos fiscais do seu negócio.

• Defina sua visão e missão: Estabeleça a razão de ser da sua empresa e seus objetivos a longo prazo.
• Elabore projeções financeiras de receitas e despesas: O contador pode ajudar a projetar o fluxo de caixa, os custos iniciais e a previsão de receitas.
• Determine quais impostos sua empresa vai pagar: O contador ajuda a determinar o regime tributário mais vantajoso e a forma mais eficiente de estruturar sua empresa do ponto de vista fiscal.

2. Escolher o Tipo de Empresa e Estrutura Jurídica

Definir a estrutura jurídica da sua empresa é essencial, pois influencia aspectos como responsabilidade dos sócios, regime tributário e formalidades legais. As principais opções incluem:

• Microempreendedor Individual (MEI):
  • Faturamento: Até R$ 81.000,00 anuais.
  • Características: Exclusivo para o regime do Simples Nacional, destinado a empreendedores individuais.
  • Limitações: Possibilidade de contratar apenas um empregado que receba o salário mínimo ou o piso da categoria.
  • Vantagens: Processo simplificado de formalização e tributação reduzida.
• Microempresa (ME):
  • Faturamento: Até R$ 360.000,00 anuais.
  • Características: Pode optar pelo Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real, dependendo de sua atividade e outras características.
  • Vantagens: Flexibilidade tributária e possibilidade de crescimento.
• Empresa de Pequeno Porte (EPP):
  • Faturamento: Entre R$ 360.000,01 e R$ 4.800.000,00 anuais.
  • Características: Pode optar pelo Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real, dependendo de sua atividade e outras características.
  • Vantagens: Acesso a benefícios fiscais e maior capacidade de expansão.
• Sociedade Limitada (Ltda.):
  • Características: Formada por um ou mais sócios, com responsabilidade limitada ao valor de suas cotas.
  • Regime Tributário: Pode ser escolhida para qualquer regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).
  • Vantagens: Flexibilidade na gestão e proteção patrimonial dos sócios.
• Sociedade Anônima (S/A):
  • Características: Adequada para grandes empresas com ações negociadas em bolsas de valores ou que buscam abrir capital.
  • Regime Tributário: Geralmente, opta-se por Lucro Real.
  • Vantagens: Capacidade de captar recursos no mercado de capitais e responsabilidade limitada dos acionistas.

3. Definir o CNAE (Código Nacional de Atividades Econômicas)

O CNAE (Código Nacional de Atividades Econômicas) é um sistema de codificação utilizado para classificar as atividades econômicas de uma empresa. Esse código é essencial para a tributação, obrigações fiscais e o cumprimento das normas específicas relacionadas ao funcionamento da empresa. A escolha correta do CNAE influencia diretamente nos impostos pagos, nas licenças necessárias e nas exigências fiscais.

O contador desempenha um papel crucial nesse processo, ajudando a selecionar o CNAE mais adequado ao seu tipo de atividade. Abaixo, alguns exemplos de CNAEs para diferentes setores:

• Consultoria Empresarial: CNAE 7020-4/00 - Atividades de consultoria em gestão empresarial.
• Comércio Varejista de Vestuário: CNAE 4751-2/01 - Comércio varejista de roupas e acessórios.
• Restaurantes e Similares: CNAE 5611-2/01 - Restaurantes e outros estabelecimentos de serviços de alimentação.
• Desenvolvimento de Softwares: CNAE 6201-5/01 - Desenvolvimento de programas de computador sob encomenda.

Cada tipo de atividade possui um código único e, portanto, é essencial consultar um contador para garantir que a escolha do CNAE esteja de acordo com a sua área de atuação. Uma classificação incorreta pode resultar em problemas fiscais ou em um pagamento indevido de impostos.

4. Obter o CNPJ e Alvarás

O CNPJ é o registro da empresa na Receita Federal, essencial para o funcionamento. O contador será responsável por orientar sobre o processo de solicitação do CNPJ.

Além disso, dependendo do ramo de atividade, pode ser necessário obter alvará de funcionamento e outras licenças especiais (ex.: licença sanitária, alvará ambiental, etc.). O contador ajuda a garantir que a empresa esteja em conformidade com a legislação local e estadual.

5. Escolher o Regime de Tributação

A escolha do regime tributário é uma das decisões mais estratégicas para qualquer empresa, pois impacta diretamente nos impostos a serem pagos e na gestão financeira do negócio. No Brasil, existem três principais regimes tributários:

• Simples Nacional: Destinado a microempresas e empresas de pequeno porte, com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões. Esse regime oferece uma forma simplificada de apuração de impostos, consolidando vários tributos (federais, estaduais e municipais) em uma única guia de pagamento. A principal vantagem do Simples Nacional é a redução da carga tributária e a simplificação do processo de contabilidade, o que é ideal para empresas de menor porte ou iniciantes.
• Lucro Presumido: Voltado para empresas com faturamento anual de até R$ 78 milhões. Nesse regime, o imposto é calculado sobre uma base de lucro presumido, que é uma porcentagem da receita da empresa, variando de acordo com a atividade. O Lucro Presumido é uma opção interessante para empresas que possuem margens de lucro altas, pois, apesar de não ser tão vantajoso quanto o Lucro Real para empresas de menor lucratividade, oferece uma carga tributária mais previsível e menos complexa que o Lucro Real.
• Lucro Real: o imposto é calculado sobre o lucro efetivo da empresa, ou seja, a diferença entre as receitas e as despesas. Embora este regime permita deduzir mais custos e despesas, ele exige uma contabilidade detalhada e mais complexa, sendo mais indicado para empresas de grande porte ou que possuam margens de lucro reduzidas.

A escolha do regime tributário não deve ser feita de forma simplista, pois envolve uma série de variáveis, como a margem de lucro da empresa, o setor de atuação, o tipo de produto ou serviço oferecido, e até mesmo o volume de despesas dedutíveis. Por isso, é essencial contar com o auxílio de um contador especializado, que possa realizar um planejamento tributário adequado, identificar o regime mais vantajoso para o seu perfil empresarial e garantir que todas as obrigações fiscais sejam cumpridas de forma correta e eficiente.

Além disso, o regime tributário pode ser revisado anualmente, o que permite ao empresário ajustar a escolha conforme o crescimento ou mudanças no cenário financeiro da empresa. A revisão periódica pode ser uma excelente forma de otimizar a carga tributária e garantir que a empresa continue competitiva no mercado.

6. Emitir Notas Fiscais e Registros Contábeis

"Após abrir a empresa, é fundamental que ela possa emitir notas fiscais de vendas ou serviços prestados."
A contabilidade será responsável por manter o registro das transações e garantir que todos os documentos fiscais estejam corretos.

Além disso, a empresa deve manter uma contabilidade regular, o que inclui:

• Registro das entradas e saídas de caixa: Controle financeiro das movimentações da empresa.
• Controle de estoque: Organização e controle dos produtos ou matérias-primas armazenadas.
• Emissão e recebimento de notas fiscais: A contabilidade garante que as notas fiscais estejam corretas e devidamente registradas.

7. Obrigações Trabalhistas e Previdenciárias

Se a sua empresa contratar funcionários, será necessário seguir a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), que estabelece as normas para a contratação, benefícios, férias, 13º salário, FGTS, etc.

8. Emissão de Relatórios Contábeis e Fiscais

Um contador qualificado será responsável por gerar relatórios mensais, trimestrais e anuais, como o balanço patrimonial, DRE (Demonstração de Resultados do Exercício), livro caixa, entre outros. Estes relatórios são essenciais para tomar decisões financeiras e estratégicas, além de ser exigidos pela Receita Federal e outros órgãos fiscalizadores.

9. Controle de Impostos e Contribuições

Sua empresa terá várias obrigações fiscais, que podem variar conforme o porte, a atividade e o regime tributário escolhido. Entre os impostos mais comuns, estão:

• IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica): Imposto sobre o lucro da empresa.
• PIS (Programa de Integração Social): Contribuição para o financiamento da seguridade social.
• COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social): Contribuição sobre a receita bruta das empresas.
• ISS (Imposto Sobre Serviços): Para empresas que prestam serviços.
• ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços): Para empresas que realizam a venda de produtos.

O contador ajudará a calcular, emitir as guias de pagamento e fazer o acompanhamento para evitar atrasos e multas.

10. Acompanhamento Fiscal e Regularizações

Depois de abrir a empresa, o acompanhamento fiscal é crucial. O contador deve monitorar o cumprimento das obrigações fiscais, garantir que a empresa não cometa erros no pagamento de impostos e esteja em dia com a Receita Federal.

Em caso de irregularidades ou inconsistências, o contador pode ajudar a regularizar a situação, evitando multas e problemas com o fisco. Além disso, a regularização das pendências fiscais ajuda a manter a saúde financeira da empresa e assegura o cumprimento das normas legais.